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Quando se fala em varejo de alimentos, um dos vilões da rentabilidade da operação é o produto vencido na prateleira. Pode parecer óbvio, mas de tão evidente, o problema muitas vezes é negligenciado pelos supermercadistas. Sem contar que, além do prejuízo financeiro, há sanções legais, que podem arranhar a imagem do estabelecimento e das próprias marcas.

Para evitar esses problemas, um princípio básico é controlar o processo, porque se o produto não escoa e estraga, a empresa terá custos que não eram esperados, o que impactará ainda mais nos lucros, já tão achatados.

Segundo especialistas, algumas condições agravam o inconveniente. “Há três principais razões para o alto índice de perdas de produtos por prazo de validade expirado: excesso de mercadoria, falta de giro e armazenamento incorreto”, explica João Lúcio Borges, CEO da Nextar, empresa especializada em programas de gestão para pequenos comércios. “Mas é importante considerar fatores como a sazonalidade, pois a saída de algumas mercadorias específicas está diretamente ligada a questões climáticas, festivas, etc. Por isso, também é importante um mix correto, para que a baixa no giro de um produto seja compensada pelas vendas de outro.”

“Falta de gestão e de comprometimento da equipe, ausência de processos em toda a cadeia, desde a compra, recebimento, armazenamento, exposição, manipulação e venda, ausência de inspeção rotineira, não realização de inventários, má escolha de fornecedores, compras em excesso e, por último, inexistência de um sistema de gestão de estoques são fatores que colaboram para as perdas”, afirma Claus Dieter Lindner, diretor de Desenvolvimento e Produto da Megasul Sistemas, especialista nesse tipo de controle.

Gerenciar precisamente o estoque do ponto de vista de qualidade e quantidade é essencial para os varejistas, na opinião de Antonio Rossini, fundador e diretor da NEXXTO, empresa de tecnologia que desenvolveu um sensor de temperatura e umidade para controle de qualidade de alimentos, utilizando a internet das coisas. Dessa forma, o varejista acompanha online, em tempo real, a situação dos itens, de onde estiver.

“Produtos de alta demanda e baixo estoque irão gerar rupturas e produtos de baixa demanda e elevado estoque resultarão em perdas por prazo de validade. Existe, portanto, um mix (qualidade) e volume (quantidade) ótimos de estoque, que garantirão que nunca faltará o produto que o cliente quiser, sem pressionar o fluxo de caixa da loja. Na teoria parece simples, mas na prática executar este controle é bastante desafiador, por ser muito dinâmico. Daí a necessidade da tecnologia para apoiar o empresário na gestão”, diz o especialista.

A boa gestão de estoques, ainda que seja um enorme desafio, garante a estabelecimentos de qualquer porte uma maior rentabilidade. Mas por onde começar?

Para Borges, da Nextar, um dos princípios básicos é a redução de custos: quanto mais produtos em estoque, maior a quantidade de dinheiro parado. Portanto, manter o estoque no nível correto deve trazer benefícios financeiros significativos para o comerciante. “A partir daí, é preciso compreender o conceito de estoque mínimo, para que um produto nunca falte nas gôndolas, e o conceito de estoque máximo, para que não ocorra perda por vencimento de validade ou para que o produto não encalhe, situações igualmente graves”, destaca.

O executivo reforça ainda que quando se trata de produtos perecíveis, a margem que há entre estoque mínimo e máximo é particularmente estreita, o que exige ainda mais cuidado na hora de calcular e negociar a compra da mercadoria. “Não adianta comprar uma quantidade grande de um produto com baixa rotatividade, ou com prazo de validade muito curto, só porque conseguiu um bom preço com o fornecedor. Mesmo nestes casos, deve-se investir dentro do limite do estoque máximo.”

Um terceiro princípio básico seria a responsabilidade no armazenamento, segundo o especialista da Nextar: “Independentemente da perecibilidade dos produtos, é imprescindível que as recomendações de armazenagem do fabricante sejam respeitadas e que o estoque físico seja mantido limpo e organizado.”

Já para Rossini, da NEXXTO, toda boa gestão de estoques começa com a criação de padrões e regras para a organização do espaço, garantindo que cada mercadoria tenha seu lugar definido conforme os requisitos de armazenamento: temperatura, umidade, circulação de ar, etc. O segundo passo é definir processos e responsabilidades, com controles e relatórios de inventário, indicadores, fluxos de entrada e saída, organização física, dentre outros, com funcionários designados a cada um deles.

“Com o ambiente organizado, processos e controles criados e responsáveis designados, torna-se imprescindível definir volumes máximos e mínimos do estoque por produto, para garantir que não ocorra quebra de estoques, nem que a velocidade de rotatividade (giro) fique baixa”, orienta o executivo.

O fator humano tem um peso importante no resultado final, na opinião de Claus Lindner, da Megasul Sistemas. “Além de capacitar suas equipes, o varejista deve conhecer e estar próximo de seu fornecedor. Ele deve ser um parceiro, comprometido com a entrega nos menores prazos e com qualidade”, avalia.

Para ele, o fornecedor não deve ser escolhido apenas pelo preço e qualidade do produto, mas também pela velocidade da entrega e flexibilidade para manutenção dos níveis de estoque. Outro ponto que faz a diferença é a reposição contínua. “Sempre que possível prefira comprar quantidades menores e com mais frequência, pois isso reduz os níveis de estoque, os custos de estocagem e especialmente as perdas decorrentes de manuseio ou perecibilidade”, completa.

O executivo da Megasul reforça que as perdas decorrentes de perecibilidade, vencimento ou manuseio inadequado encabeçam a lista de perdas em supermercados e mercadinhos há muito tempo e que é praticamente impossível trabalhar hoje em dia sem um sistema que forneça todas as informações de controle de validade. “Há soluções que emitem alertas antecipados de que os produtos vão vencer, possibilitando ao gestor tomar ações necessárias para girar essas mercadorias. Isso também evita a autuação por órgãos da vigilância sanitária e defesa do consumidor, o que pode potencializar ainda mais o prejuízo.”

Fatores culturais – A disseminação do conceito de controle de estoques é prejudicada por fatores culturais, afirmam os especialistas consultados pelo Supernotícias Sincovaga. “Não é prática comum, aliás raras são as exceções de varejos que adotam estratégias específicas para minimizar estas perdas. Como são produtos que individualmente são de baixo valor agregado, não recebem tanta atenção. No entanto, no volume elas são significativas e o processo de controle e gestão adequados é uma roda difícil de girar”, alerta Lindner, da Megasul. “Um varejista pequeno é um especialista em vender, as atividades de gestão acabam sendo deixadas para um segundo plano e ‘engolidas’ pelo dia a a dia da operação.”

Rossini, da NEXXTO, é mais otimista quanto à mudança de comportamento. “O varejo de alimentos vem ganhando muita maturidade nos últimos anos e tem se esforçado de maneira admirável para adotar o que há de mais novo em termos de tecnologia, pessoas e processos”, diz o executivo.

“O termo ‘Varejo 4.0’ está na cabeça de boa parte dos principais gestores do varejo brasileiro. Ainda que existam muitos mercados que mantenham processos manuais, com pranchetas, caderninhos e anotações periódicas, as principais redes já reconhecem o valor que soluções digitalizadas, automatizadas e com monitoramento baseado em sensores pode gerar para a empresa.”

Acessível e na palma da mão – Ao contrário do que possa parecer, a implementação de um processo de gestão de estoques não exige elevados investimentos, ou seja, não é proibitivo para os pequenos.

“Há atualmente ferramentas que analisam em tempo real as compras que estão ocorrendo e conseguem fazer projeções de necessidade de compra de estoque por produto. Algumas delas inclusive já disparam compras com os fornecedores automaticamente, de acordo com a sazonalidade da demanda”, explica Rossini, da NEXTTO.

Segundo ele, do lado da otimização dos estoques, este tipo de ferramenta garante mix e giro otimizados, mas pouco ajuda na parte do armazenamento adequado, que evite perdas de perecíveis por problemas de temperatura, umidade, ventilação, etc. “Para este controle há também soluções em Internet das Coisas, baseadas em sensores que medem estas condições de armazenamento de produtos em câmaras frias, centros de distribuição, geladeiras, balcões refrigerados, gôndolas e, além de automatizar todo processo de registro destas informações, para finalidade de auditoria regulatória, alertam o varejista em tempo real caso as condições de armazenamento possam colocar em risco suas mercadorias.”

Em resumo, o cliente poderá receber em seu celular uma mensagem no whatsapp de sua geladeira de carnes avisando que a temperatura subiu acima do permitido e que o time de operações já foi acionado.

Entre as soluções da Nextar está um programa que permite ao comerciante controlar seu estoque de maneira eficiente, visualizando facilmente sua lista de produtos perecíveis com data de validade e saber a data de vencimento por produto, quantos dias faltam para vencer e onde localizá-los no estoque. Na mesma lista é possível saber qual fornecedor vende aquele produto, para organizar as próximas compras.

“Temos ainda um aplicativo que notifica sobre eventos importantes relacionados ao estoque, onde quer que o cliente esteja, possibilitando a gestão da empresa e, principalmente, do estoque, de qualquer lugar”, diz João Borges, da Nextar. Um trunfo para atrair os pequenos varejistas é uma versão gratuita, em que o usuário pode controlar vendas, clientes, fornecedores e produtos. “Mesmo nas versões pagas do programa, praticamos o menor preço possível para que se mantenha acessível até para o menor dos comércios”, garante o executivo.

A tecnologia está disponível e cada vez mais personalizada para o varejo, porém não se pode esquecer da ferramenta de gestão mais acessível que existe, segundo Claus Lindner, da Megasul: o próprio time.

“As empresas esquecem da conscientização de suas equipes, de incentivar o desenvolvimento de uma cultura voltada para a eficiência, de motivar todos a querer reduzir as perdas”, diz o especialista.

“Invista em programas de treinamento que não precisam ser exclusivamente voltados para a área de estoque ou reposição. Toda a equipe − limpeza, segurança, vendas, estoque e áreas produtivas e administrativas − deve ter domínio dos processos e entender a sua importância. Dessa forma, eles aprenderão a evitar perdas e incluirão as boas práticas em suas próprias rotinas”, conclui o executivo.

MAI/19